"Kollaborative Zusammenarbeit" ist ein grosses Thema in der Geschäftswelt. Sie soll die Kommunikation und Zusammenarbeit fördern. Selbst Stellenanzeigen zeigen ein wachsendes Interesse an Mitarbeiter, die bereits Erfahrung in der Zusammenarbeit in einem kollaborativen Umfeld haben. Und mittlerweile gibt es auch zahlreiche Apps, welche die kollaborative Zusammenarbeit erleichtern.
Vier häufige Probleme in kollaborativen Umgebungen
1. Es gibt immer weniger Zeit für gezielte Arbeit
Je mehr Menschen zusammenarbeiten, desto weniger Zeit steht für Arbeiten die höchste Konzentration erfordern, zur Verfügung
Wenn wir zusammenarbeiten, sei es durch die Teilnahme an Meetings, das Beantworten von Fragen, den Austausch von Meinungen oder einfach den Austausch von Arbeit mit anderen Kollegen, müssen wir interagieren. Und diese Interaktionen sind oftmals lange Unterbrechungen und zerstören den Konzentrationsprozess.
2. Fokussierung auf Top-Performer
In einer kollaborativen Umgebung tragen die Menschen nicht gleichmässig zum Arbeitsergebnis bei. Eine Studie, die von Harvard Business Review gemacht wurde, zeigt, dass eine Handvoll Mitarbeiter überproportional für die positiven Ergebnisse verantwortlich sind: "20 bis 35 Prozent der wertschöpfenden Kooperationen kommen nur von 3 bis 5 Prozent der Mitarbeiter."
3. Top-Performer Burnout
Wenn die kollaborative Zusammenarbeit zu viel Gewicht erhält, ergeben sich zwei häufige Probleme:
- Es entsteht eine Always-on-Kultur, in der die Mitarbeiter nach Stunden und an freien Tagen auf Nachrichten reagieren müssen.
- Die Mitarbeiter fühlen sich unter Druck gesetzt, zu jeder Zusammenarbeit ja sagen zu müssen. Die Top-Performer (diejenigen die das kollaborative System am Leben erhalten) sind am meisten gefährdet. Durch ihr starkes Mitwirken fokussiert sich alles um diese Personen. Sie geben am meisten Feedback, teilen ihr Wissen, nehmen an allen Meetings teil und genehmigen die meisten Entscheidungen. Dies kann früher oder später zum Burnout führen.
4. Arbeitsengpässe
Davon ausgehend, dass eine kleine Anzahl von Mitarbeitern überproportional zur Zusammenarbeit beiträgt, entstehen Engpässe und Arbeitsknappheit. Wenn sich jeder in der Organisation zu sehr auf die Beiträge einer kleinen Gruppe von Menschen verlässt, kann die Arbeit erst weitergehen, wenn sich diese hochgeschätzten Mitarbeiter gefunden haben.
Wie kann man die Zusammenarbeit verbessern?
1. Reduzieren der Anzahl erforderlicher Interaktionen
Wenn der kollaborative Prozess der Arbeitsplanung, wo Aufgaben von einer Person zur nächsten, oder im Falle eines Genehmigungsprozesses direkt an die vorherige Person weitergegeben wird, könnte dies wie folgt aussehen:
Organisationen, die ihr Betriebsmodell vereinfachen und die Organisation besser aufeinander abstimmen, reduzieren effektiv die Anzahl der Interaktionen.
Durch die Verflachung von Strukturen, werden weniger Führungskräfte und Manager in Entscheidungen einbezogen, wodurch die Anzahl der Personen reduziert wird. Es versetzt die dafür geeigneten Mitarbeiter in die Lage, Massnahmen und Entscheidungen selber zu treffen.
2. Grenzen setzen
Damit Mitarbeiter ihre Zeit und Energie produktiv einsetzen können sollen Grenzen gesetzt werden. Eine Reduzierung der Anzahl Meetings und Kürzung der Besprechungsdauer kann einen enormen Unterschied machen. Einige Experten schlagen vor, die Anzahl der Stunden pro Woche, an denen jeder in Meetings involviert ist, zu begrenzen. Eine andere Taktik besteht darin, eine Kultur zu schaffen, in der Mitarbeiter wählen können, nicht an jedem Treffen teilzunehmen, sondern sich nur für den Teil anzuschliessen, der sich auf ihre Arbeit bezieht.
Ebenso wichtig sind kulturelle Normen für die Beantwortung von Nachrichten ausserhalb der Arbeitszeit. Das Antworten auf Nachrichten ausserhalb der Arbeitszeit ist manchmal erforderlich, sollte aber nicht zum Dauerzustand werden. Mitarbeiter in Führungs- und Führungspositionen sind hier in der Lage, die kulturelle Grundlage zu schaffen.
3. Entscheidungsfindung verlagern
Mitarbeiter die oft gefragt sind führen sehr oft zu Engpässen. Durch die Verlagerung der Arbeitslast (und Entscheidungsbefugnisse) auf andere Personen können die Engpässe beseitigt werden.
4. Ausbalancieren des Bonussystems
Ausgewogene Organisationskulturen belohnen sowohl individuelle Leistungen sowie Teamarbeit. Aber die meisten Kulturen belohnen nicht ausgewogen. Die Tendenz besteht darin, die individuelle Leistung formal zu belohnen, aber die Zusammenarbeit nur informell zu belohnen. Der Verkäufer mit den meisten Abschlüssen erhält einen Bonus. Der Mitarbeiter, der Wissen teilt und Feedback gibt, erhält lediglich das Lob, hilfreich zu sein. Es bedarf konzertierter Anstrengungen, das Belohnungssystem so zu verändern, dass Mitarbeiter ausgewogen belohnt und zur Teamarbeit motiviert werden.
Fazit
Wenn Mitarbeiter richtig zusammenarbeiten, bietet dies die Chance für eine breitere Denkweise für die Schaffung neuer Produkte oder Prozesse zu entwickeln. Dass kollektive Wissen einer Gruppe überwiegt, in der Regel, das Wissen einer einzelnen Person. Forscher stellen jedoch fest, dass kollaborative Kulturen dazu neigen, einige gemeinsame Probleme zu schaffen. Wenn du aber weisst, wo die Probleme auszumachen sind und ein paar Strategien zur Verfügung hast, um sie zu vermeiden, schaffst du es mit deinem Team produktiv zu arbeiten. Und noch ein Tipp: Bevor Prozesse mit kollaborativen Apps digitalisiert werden, sollten die Punkte 1-4 beherzigt werden.
Dabei wünsche ich dir viel Spass und gutes Gelingen. Denn es gibt nichts schöneres, als die Zusammenarbeit mit einem motivierten Team.
Herzlich, Patrick Knaus 🙂
Titelbild von unsplash rawpixel
